Фирменный бланк — это один из самых значимых элементов корпоративного стиля. Нередко именно с письма на таком бланке начинается первое знакомство с компанией ее потенциальных партнеров и клиентов.
Особенно важен качественно сделанный фирменный бланк на этапе становления фирмы, когда она только нарабатывает имя и деловую репутацию.
Фирменный бланк решает сразу несколько задач:
- Работает на бренд. Документ на хорошей бумаге и с продуманным дизайном — показатель статуса компании, серьезности ее предложения и уважения к адресату.- Подтверждает подлинность и официальность документа.
- Идентифицирует фирму. Сообщает основную информацию о ней непосредственно вместе с деловым предложением.
- Вызывает заинтересованность и побуждает к прочтению.
- Облегчает составление, обработку и хранение документации.
Бумаги разного содержания на фирменных бланках используют и для внутренней переписки, и для внешних деловых коммуникаций.
Разработка дизайна для бланка компании обычно входит в комплекс работ над созданием ее фирменного стиля. Но в разработке шаблонов для деловой полиграфии значима не только эстетическая составляющая: есть нормы делопроизводства, которые необходимо учесть.
Разработка фирменного бланка: требования делопроизводства
Типовая инструкция по делопроизводству (приказ Минюста Украины № 1571/5 от 25.10.2012) устанавливает, что организации и учреждения могут изготавливать и использовать три вида бланков:
- Общий — для разных видов документации. На таких шаблонах не указывается название документа.- Для писем.
- Для определенного вида документов. Соответственно, с названием: доверенность, приказ, акт и другие.
Требования к форматам страниц зависят от вида и содержания документов: можно использовать форматы А4 и А5, для резолюций и поручений — А6, для больших таблиц — А3.
При создании дизайна фирменного бланка предприятия нужно учитывать также стандартные размеры для полей (это минимум):
- верхнее и нижнее — по 20 мм;- правое — 10 мм;
- левое — 30 мм, чтобы была возможность подшить документ.
В Украине есть отдельный национальный стандарт (ДСТУ 4163-2003), который определяет содержание бланков и документов, их обязательные элементы (реквизиты) и правила размещения этих элементов.
Реквизиты, которые должны быть на фирменном бланке организации:
- логотип или товарный знак;- название организации;
- название организации более высокого уровня (если она есть);
- сведения о компании, например: почтовый адрес, сайт, номера контактных телефонов и email, номер банковского счета;
- код по ЕГРПОУ.
Не обязательны, но могут использоваться:
- изображение наград;- код формы документа (если есть);
- название структурного подразделения;
- отметки-ограничители для мест, куда вписывают дату создания документа, регистрационный номер, заголовок.
Несколько важных моментов о реквизитах:
- Герб Украины использовать могут только государственные организации.- Логотип (товарный знак), который воспроизводится в документации компании, должен быть официально зарегистрирован.
- Название компании, указанное на бланке предприятия, должно соответствовать зарегистрированному в его уставных документах. Сокращенное название можно писать на бланке, только если оно официально зафиксировано в уставе фирмы или положении о ней.
- Реквизиты могут быть размещены в углах или продольно: вверху, внизу, по центру. Угловое расположение используют чаще. Продольное удобно для длинных названий или для двуязычных шаблонов.
Создать фирменный бланк: подходы к дизайну
Чтобы фирменный бланк создавал выгодное впечатление о компании, нужны профессиональный продуманный дизайн и безупречное полиграфическое исполнение.
Как выбрать бумагу
Полиграфисты рекомендуют изготавливать бланки из бумаги плотностью 80 г/кв. м, которую легко принимают любые принтеры.
Фактурная дизайнерская бумага, безусловно, выделит документ из общего ряда и добавит несколько пунктов к солидности впечатления от компании. Но этот вариант значительно более затратный: дороже и бумага, и оргтехника, которая сможет с ней работать.
Впечатляюще выглядит глянцевая мелованная бумага, но и на ней аккуратно напечатать сможет не каждый принтер.
Визуальной выразительности бланка отлично послужит его цвет: в зависимости от дизайна можно использовать оттенки кремового, бежевого, другие светлые тона.
Документ на цветном носителе сразу заметен. Но не менее убедительными будут шаблоны белого цвета, в дизайн которых внедрены цветные элементы.
Что учесть при разработке дизайн-макета
Отправные точки в выборе дизайнерского решения для корпоративной полиграфии — фирменный стиль, то есть цвета и шрифты, и характер бизнеса. Стиль бланка должен соотноситься с ценностями и особенностями бренда. Примеры шаблонов писем для юридической компании, ресторана и производителя труб наглядно демонстрируют, как на дизайн полиграфии влияет специфика бренда:
Есть несколько основных приемов в дизайне фирменных бланков:
- Выделение цветом. Логотипа, названия компании, рамки по периметру страницы. Использование ярких угловых элементов, отдельных паттернов, заливки градиентом.
- Использование графики. Иконок, зеркальных рисунков в противоположных углах страницы. Эффектный элемент — водяные знаки.
- Геометрические фигуры, которые перекликаются с логотипом или, например, дизайном корпоративного сайта.
Обычно фирменные бланки разрабатываются в комплекте с другими печатными идентификаторами бренда: визитными карточками, конвертами, папками. Вот несколько примеров, которые иллюстрируют разные приемы дизайна:
Основное правило: художественные приемы не должны быть в ущерб функциональности. Грамотно сделанный шаблон легко воспроизводится в печати, а выполненный на нем текст — легко читается.
Фирменный бланк это не просто форма для документов. Это инструмент маркетинга, который помогает деловым коммуникациям бренда быть индивидуальными и узнаваемыми. Для разработки корпоративного стиля, а в его составе — фирменного бланка нужны специальные знания и понимание особенностей бренда и свежий взгляд дизайнера.